Organizzazione del Servizio Legale

Introduzione
Le PMI raramente dispongono di un servizio legale interno e ricorrono a un consulente legale solo quando sorge una esigenza specifica. Tuttavia, questa strategia reattiva puó far correre rischi inutili, sostenere costi elevati e complicazioni nella gestione dei rapporti commerciali.
Kenning Consulting propone un modello di servizio legale interno agile, efficiente e adattato alle necessitá delle piccole e medie imprese, senza necessitá di dover assumere un avvocato.
In questo documento si descrivono le caratteristiche del progetto, i passi per una buona implementazione e i benefici che ottiene la empresa.

Caratteristiche del Progetto
Un Servizio Agile ed Efficiente
Il servizio legale interno progettato da Kenning Consulting si basa sulla rapiditá e la praticitá. Per avere questi risultati si preparano contratti standard di pronto uso per ciascun responsabile di funzione / reparto, evitando in tal modo ritardi nella formalizzazione degli accordi.
Deve essere la regola di ogni negoziazione: anziché introdurre una bozza contrattuale nella fase avanzata della trattativa, detti documenti legali devono essere sempre disponibili, con solo le parti in bianco da compilare.
In questo modo si assicura trasparenza fin dall'inizio e si evitano inutili malintesi con clienti e fornitori.

Un Taglio Commerciale
Il progetto si concentra sulle attivitá piú rilevanti della gestione di impresa.
Seguendo il principio 80/20 dopo aver delineato e raggruppato le casistiche piú importanti della gestione aziendale si preparano pochi contratti standard che siano di pronta applicazione quando servono.
Il responsabile amministrativo svolge un ruolo cruciale nella gestione del servizio legale interno.
É la persona che supervisiona tutti i processi, si coordina con l'avvocato esterno e adatta i testi dei contratti alle necessitá specifiche dell'azienda senza tecnicismi giuridici.
Il suo apporto é determinante perché la conoscenza della gestione e l'uso di un linguaggio comprensibile permette di confezionare contratti standard di taglio commerciale.
Il suo contributo gli permette di integrare la funzione legale nella gestione ordinaria senza generare un carico di lavoro aggiuntivo.
Si tratta di un nuovo incarico per lui, ma grazie alla maggiore efficienza gestionale riesce a ridurre carichi di lavoro ex post, ad esempio per i controlli amministrativi, che sono molto gravosi.

Gestione Ottimizzata delle Scadenze Contrattuali
Un aspetto fondamentale del servizio legale é la corretta amministrazione delle scadenze contrattuali.
A tal fine si fissano:
Un Sistema di controllo delle scadenze e rinnovi.
I parametri del sistema di gestione documentale per la modifica, l'archiviazione e il recupero dei vari documenti.
Le regole e procedure per evitare errori o risolverli tempestivamente.

Implementazione del Progetto

1. Fasi di Sviluppo
Il progetto di Kenning Consulting segue un percorso strutturato che include:
Analisi iniziale: Valutazione delle principali attivitá aziendali che si svolgono e le tipologie di contratti di maggior impiego.
Definizione dei rischi: Identificazione dei possibili incidenti che possono sorgere nella gestione dei rapporti con clienti e fornitori.
Revisione normativa: Assicurare la conformitá alla legislazione nazionale e internazionale.
Organizzazione documentale: Implementazione del sistema informatico per la conservazione e gestione dei contratti e altri documenti di carattere legale.
Formazione: Formazione del personale per la corretta adozione dei contratti standard e il rispetto delle procedure legali interne.

2. Ruolo del Consulente Legale
Il consulente legale partecipa attivamente allo sviluppo del progetto di organizzazione del servizio legale, tanto per la revisione dei contratti che fornendo assistenza in casi specifici.
La collaborazione a lungo termine con il professionista dello Studio esterno permette di ridurre i costi e fornire un servizio legale costante e di qualitá.

3. Impegno del personale
Il successo del progetto dipende dalla partecipazione ampia di tutto il personale che deve anche comprendere la importanza degli aspetti legali nella gestione aziendale.
Pertanto si devono applicare procedure chiare affinché ogni accordo con i terzi sia completo di tutta la documentazione adeguata.

Vantaggi per la impresa:

1. Professionalitá e Sicurezza Legale Disporre di contratti semplici di facile lettura, ben confezionati e procedure definite trasmette una immagine di soliditá e organizzazione a clienti, fornitori e consulenti.
2. Riduzione di Costi e Conflitti Il modello permette di disporre di una consulenza legale continua e di qualitá senza la necessitá di assumere un avvocato. Inoltre, prevenire i conflitti e formalizzare gli accordi correttamente, permette di minimizzare il contenzioso legale con notevoli risparmi.
3. Efficenza nella Gestione dei Contratti Quando l'impresa dispone di contratti standard pronti per le varie casistiche ha il vantaggio di ottimizzare la gestione amministrativa delle relazioni con i soggetti terzi, inoltre disporre di un sistema di controllo delle scadenze e rinnovi evitando inadempienze e rinnovi automatici non desiderati.
4. Chiusura Positiva delle Verifiche Fiscali e Legali Un servizio legale interno ben strutturato assicura la conformitá normativa eliminando il fattore aleatorio tipico delle verifiche fiscali e legali.
5. Migliora la Organizzazione Aziendale A partire dalla amministrazione fino alla direzione commerciale, disporre di un servizio legale interno apporta benefici trasversali, migliorando la coordinazione e riducendo rischi in tutte le funzioni aziendali.
6. Progetto multidisciplinare con benefici su tutte le altre aree.

Conclusione
Disporre di un servizio legale interno in una PMI non solo migliora la sicurezza legale della impresa, ma ottimizza la gestione operativa e amministrativa.
Con il modello proposto da Kenning Consulting, ogni impresa puó disporre di un servizio legale efficente, sostenible e adattato alle sue necessitá, permettendole di adottare migliori strumenti per competere con aziende piú grandi e dotate di maggiori risorse.
In sintesi, questo progetto non solo é un investimento nella sicurezza legale, ma é anche una strategia chiave per la crescita e la sostenibilitá dell'impresa a lungo termine.