En el contenido anterior dedicado al Servicio Legal vimos que el cumplimiento normativo, cuando se vive como un requisito impuesto desde fuera, termina costando más de lo que protege.
Y establecimos una primera regla: comprender los procesos operativos de la empresa para identificar sus implicaciones legales.
Queda una pregunta práctica: ¿por dónde empezar?
Dos caminos para incorporar la ley En concreto, una pyme tiene ante sí dos enfoques.
El primero parte de la ley. Se contrata a un técnico para que examine la normativa, la traduzca en una lista de requisitos y verifique que la empresa los cumple. El resultado es una lista de casillas que marcar y un expediente de documentos que demuestran el cumplimiento.
El segundo parte de la empresa. Se analizan los procesos de transformación (cómo se compra, almacena, produce y vende) y se lleva a cabo una evaluación detallada para examinar los riesgos a los que está expuesta la empresa en cada etapa. La normativa entra en juego posteriormente, como uno de los criterios utilizados para delimitar el riesgo global.
El primer enfoque es más rápido y tranquilizador. Pero responde a una pregunta distinta de la que realmente le importa al empresario.
La pregunta correcta
Siempre es una ventaja trabajar con un empresario que me pregunta: «¿Qué riesgos corro si no cumplo?». Es la pregunta correcta, porque desplaza la atención del documento a la gestión. Y la respuesta correcta requiere el segundo enfoque, ya que las sanciones a las que se expone la empresa son solo una parte de los riesgos.
Además de la multa, existen otras consecuencias que ninguna lista de verificación destaca:
- la paralización o ralentización de la actividad operativa;
- las penalizaciones contractuales y las reclamaciones de indemnización por parte de clientes o proveedores;
- la pérdida de certificaciones, autorizaciones u homologaciones ante los clientes;
- los daños a la reputación, que se reparan muy lentamente;
- el tiempo de la dirección absorbido por la gestión de imprevistos.
Una lista de requisitos indica si la empresa cumple con la normativa. Una evaluación de procesos indica el coste del incumplimiento y qué aspectos de la gestión se verían afectados.
Un ejemplo concreto: el almacén de materias primas
Consideremos una empresa que fabrica comprimidos por cuenta de terceros. La lista de verificación comprueba que el almacén de materias primas dispone de un registro de temperatura y que este se cumplimenta con regularidad. Casilla marcada.
Sin embargo, el análisis de procesos plantea otras preguntas. ¿Quién revisa los datos registrados y con qué frecuencia? ¿Qué ocurre si un lote de materias primas queda fuera de las condiciones establecidas y, aun así, se envía a producción? ¿Cómo distribuye el contrato con el cliente la responsabilidad en caso de retirada del producto del mercado? ¿Y el contrato con el proveedor permite repetir contra él?
En este escenario, la sanción administrativa es probablemente la menos costosa. La retirada de lotes, la pérdida del cliente y los litigios tienen un impacto mucho mayor. Y es precisamente aquí donde una empresa que conoce bien sus procesos ya habrá implementado sus medidas de protección.
Una pieza, no un capítulo aislado
Este tema forma parte de la cara del cubo de Rubik dedicada al Servicio Legal: una de las seis grandes áreas que componen una buena administración de pymes.
Partir de los procesos no significa ignorar la normativa, sino darle el lugar que le corresponde: una herramienta para comprender los riesgos de gestión y no una lista para archivar. En el próximo contenido analizaremos los requisitos normativos que realmente inciden en la gestión empresarial y cómo identificarlos a partir de los procesos.
Cuando piensas en el cumplimiento normativo de tu empresa, ¿empiezas por la ley o por tus procesos? Escríbenos tus comentarios y síguenos en LinkedIn @Pietro Cavalli para no perderte la próxima pieza del recorrido.