Nel precedente contenuto dedicato al Servizio Legale abbiamo visto come la conformità normativa, quando viene vissuta come un adempimento imposto dall'esterno, finisca per costare più di quanto protegga.
E abbiamo fissato una prima regola: conoscere i processi operativi dell'azienda per individuarne le implicazioni legali.
Resta una domanda pratica: da dove si comincia?
Due strade per recepire le leggi Per essere concreti, una PMI ha davanti a sé due approcci.
Il primo parte dalla legge. Si incarica un tecnico che esamina la norma, la traduce in una lista di adempimenti e verifica che l'azienda li rispetti. Il risultato è un elenco di caselle da spuntare e un fascicolo di documenti che dimostrano la conformità.
Il secondo parte dall'azienda. Si analizzano i processi di trasformazione (come si acquista, si immagazzina, si produce, si vende) e con una valutazione dettagliata si esaminano i rischi a cui l'impresa è esposta in ciascuna fase. La norma entra in gioco dopo, come uno dei criteri usati per dare un contorno al rischio globale.
Il primo approccio è più rapido e rassicurante. Ma risponde a una domanda diversa da quella che interessa davvero all'imprenditore.
La domanda giusta
È sempre un vantaggio lavorare con un imprenditore che mi chiede: "Cosa rischio se non mi adeguo?" È la domanda giusta, perché sposta l'attenzione dal documento alla gestione. E la risposta corretta richiede il secondo approccio, perché le sanzioni a cui l'azienda è esposta sono solo una parte dei rischi.
Accanto alla multa ci sono conseguenze che nessuna lista di controllo mette in evidenza:
- il blocco o il rallentamento dell'attività operativa;
- le penali e le richieste di risarcimento da parte di clienti o fornitori;
- la perdita di certificazioni, autorizzazioni o qualifiche presso i clienti;
- il danno reputazionale, che si ripara molto lentamente;
- il tempo del management assorbito dalla gestione dell'imprevisto.
Una lista di adempimenti dice se l'azienda è in regola. Una valutazione dei processi dice quanto costerebbe non esserlo, e su quali aspetti della gestione.
Un esempio concreto: il magazzino materie prime
Pensiamo a un'azienda che produce compresse per conto terzi. La lista di controllo verifica che il magazzino materie prime abbia un registro delle temperature e che sia compilato regolarmente. Casella spuntata.
L'analisi del processo pone invece altre domande. Chi controlla i dati registrati, e con quale frequenza? Cosa succede se un lotto di materia prima resta fuori dalle condizioni previste e viene comunque avviato alla produzione? Il contratto con il cliente come ripartisce la responsabilità in caso di ritiro del prodotto? E il contratto con il fornitore consente di rivalersi?
In questo scenario la sanzione dell'autorità è probabilmente il costo minore. Il ritiro dei lotti, la perdita del cliente e il contenzioso pesano molto di più. Ed è proprio lì che un'azienda consapevole dei propri processi ha già costruito le sue protezioni.
Una tessera, non un capitolo isolato
Questo tema fa parte della faccia del cubo di Rubik dedicata al Servizio Legale: uno dei sei grandi ambiti che compongono una buona amministrazione di PMI.
Partire dai processi non significa ignorare la norma, ma darle il posto che le spetta: uno strumento per leggere i rischi della gestione, non un elenco da archiviare.
Nel prossimo contenuto esamineremo gli adempimenti normativi che incidono davvero sulla gestione aziendale, e come riconoscerli a partire dai processi.
Quando pensi alla conformità della tua azienda, parti dalla legge o dai tuoi processi? Scrivici i tuoi commenti, e seguici su LinkedIn @Pietro Cavalli per non perdere la prossima tessera del percorso.