Servicio Jurídico Interno
El projecto para organizar un buen servicio jurídico interno.
“Mientras no logres transformar lo inconsciente en consciente, lo inconsciente guiará tu vida y tú lo llamarás destino.”
C. G. Jung
Por lo general, las PYME no disponen de un departamento jurídico interno y sólo recurren a un asesor jurídico en caso de necesidad.
Esta actitud estaba bien en el pasado, cuando un apretón de manos valía más que un contrato. Hoy es mejor pensar de forma diferente. Las distintas fases coyunturales de los últimos quince años han producido importantes transformaciones en todos los sectores productivos. Para mantenerse en el mercado, todas las empresas tienen que analizar la cadena de valor para centrarse en las actividades con mayor valor añadido. Sin embargo, subcontratar otras actividades a proveedores especializados no es posible sin el apoyo jurídico adecuado.
Un proyecto de organización de servicios jurídicos internos es una pequeña inversión para muchas PYME que aún carecen de ellos. Es necesario gestionar bien el negocio.
Un aspecto que frena a las PYME a la hora de crear un departamento jurídico interno es la contratación de un abogado debido a su excesivo coste. Un recurso que después no se emplearía a tiempo completo.
La experiencia de Kenning Consulting confirma que este miedo es infundado.
La PYME debe confiar en un profesional para disponer de un buen servicio jurídico interno. Lo primero es que la empresa se organice para que el profesional pueda trabajar bien. Sólo así podrá disponer de un servicio jurídico a medida, de calidad y a un coste no calculado por tarifas profesionales.
A continuación ilustramos cómo se desarrolla este proyecto, empezando por los objetivos del mismo, quién asume la responsabilidad de dirigirlo y las actividades de los distintos agentes implicados.
Qué objetivos debe tener el proyecto.
El servicio jurídico interno implantado por Kenning Consulting es un servicio ágil y orientado al comercio, centrado en las actividades operativas que implican a clientes y proveedores.
Veamos estas características en detalle.
ESNELO: En las PYME, es el director de departamento/función quien negocia con clientes y proveedores. Las negociaciones suelen centrarse en aspectos operativos sin que las partes intercambien un borrador de contrato. Un hábito que hay que cambiar porque proponer un borrador de contrato en una fase avanzada de la negociación podría endurecer una relación que ya está muy avanzada. Por eso es importante disponer de contratos normalizados listos para ser utilizados por las personas operativas. Esto significa introducir sólo datos variables en el texto preparado.
ENFOQUE MERCANTIL: Kenning Consulting concede gran importancia a este punto. Un contrato tiene carácter mercantil si trata simplemente los puntos importantes de la relación comercial sin tecnicismos. Debe ser comprensible para una persona sin formación jurídica. El formulario también tiene su peso porque un contrato extenso es difícil de leer.
El objetivo de este documento es concluir la negociación comercial con la firma final sin que los abogados externos de las dos empresas se encarguen de realizar los cambios.
Por el contrario, si esto ocurre, es decir, si el borrador inicial es modificado por los respectivos abogados, la relación parte de un marco rígido y tendrá dificultades prácticas en su ejecución.
CENTRADO EN ACTIVIDADES OPERATIVAS: Es la empresa la que decide cuántos contratos tipo preparar. En la práctica, hay que seguir la vieja regla del 80/20, es decir, el 80% de las necesidades de la empresa se abordan en unos pocos documentos.
En una PYME, el responsable administrativo es el jefe de proyecto ideal.
Es quien supervisa todos los procesos administrativos y puede describirlos bien al abogado externo.
Se convierte en el gestor natural de la función cuando se cierra el proyecto. Además, la reducción de la carga de trabajo derivada de la eficiencia de los procesos administrativos le permite desempeñar plenamente esta tarea cuando se acabe el proyecto.
En la práctica, es esta figura la que se encarga de la preparación de los contratos tipo, a partir de los textos facilitados por el despacho de abogados para los distintos tipos. Estos documentos se adaptan primero a las necesidades específicas de la empresa y luego son examinados por el abogado externo, que evalúa si están completos. Al final se presentan al propietario de la empresa, que evalúa el corte mercantil adecuado.
Cuando esté plenamente operativo, el servicio jurídico interno debe responder a las necesidades de la empresa sin sobrecargar a la gestión.
En pocas palabras, debe ser eficiente, y para Kenning Consulting esto se consigue cuando:
- dispone de varios contratos tipo para proponer a las funciones operativas que los soliciten,
- mantiene un calendario actualizado para una buena gestión de los plazos contractuales,
- interviene con rapidez cuando determinadas situaciones lo requieren.
La empresa que dispone de contratos tipo para proponer a nuevos clientes o proveedores expresa profesionalidad y organización. Más aún si la relación comercial implica a una gran empresa que no pretende encontrar esta preparación en la PYME.
También es normal que la gran empresa pida que se apruebe su borrador, pero esto no supone ningún problema. De hecho, la PYME que ya ha revisado un documento similar con su abogado puede proponer los cambios oportunos con claridad y ahorro de tiempo.
La gestión de los plazos contractuales es un aspecto fundamental del servicio jurídico. Gestionar bien los plazos requiere organización y atención a lo largo de la ejecución de los contratos. Una aplicación para la gestión informatizada de documentos facilita enormemente esta actividad. En su defecto, será necesario introducir los datos en un calendario que se consultará en forma regular.
El tercer punto mencionado es el más complejo y sofisticado de conseguir.
Distinguimos entre contratos de suministro y los que requieren, por ejemplo, trabajos de desarrollo. Los primeros son más sencillos y cada entrega debe registrarse en el sistema de gestión y cerrar un pedido específico. Cualquier divergencia significativa debe notificarse al proveedor, por ejemplo, en la cantidad pedida, o la fecha de entrega solicitada, o una vida útil restante corta. Del mismo modo, si durante el periodo de cuarentena surgen desviaciones de calidad con respecto a la especificación técnica, debe abrirse un expediente de no conformidad y enviarse al proveedor. Se trata de aspectos operativos que no requieren la intervención jurídica, ya que la empresa debe limitarse a comunicar sobre los puntos concretos.
Muy distinto es el caso de los contratos que tienen una actividad de desarrollo para la que debe documentarse toda actividad realizada por la empresa según lo estipulado en el contrato.
Debe existir una buena cooperación entre los compañeros para que cualquier discrepancia contractual se identifique y examine rápidamente para evaluar su gravedad y, a continuación, se comunique al jefe de función y/o al propietario de la empresa.
En caso de faltas graves, hay que oír al consultor jurídico, que propone la forma adecuada de intervenir. Cada caso tiene su propio plazo para responder adecuadamente (correo electrónico informal, carta o carta certificada), y la intervención tardía es ineficaz.
En resumen, cuando una PYME dispone de un departamento jurídico interno eficaz, se compara sin miedo con otras empresas, ya sean colaboradoras o competidoras, incluso con las que son mucho más grandes y están mucho mejor dotadas de medios financieros.
¿Qué condiciones son necesarias para poner en marcha un proyecto de servicios jurídicos internos?
En primer lugar, el empresario debe ver en el proyecto una oportunidad para mejorar la gestión empresarial.
El gestor administrativo debe liderar este proyecto con el objetivo de mejorar el trabajo de sus colegas y, de este modo, beneficiar también a la administración. De hecho, se consigue una mayor regularidad en el flujo de costes e ingresos. La carga de trabajo del responsable administrativo en el departamento jurídico se compensa con la reducción del tiempo necesario para preparar el balance de situación.
Además, la experiencia demuestra que un servicio jurídico eficaz reduce la incertidumbre de las auditorías fiscales y acorta sus plazos.
El abogado externo es una parte interesada clave en el proyecto, no sólo debe participar en los objetivos que deben alcanzarse. También debe pronunciarse sobre la organización que la empresa quiere adoptar con el proyecto para mejorar la eficacia y la calidad de su servicio.
El resto del personal de la empresa debe entender que toda actividad que implique a terceros debe contar con los documentos legales adecuados que respalden su correcta gestión. Todo el personal operativo responsable de la ejecución de los contratos debe leer los borradores de los contratos en cuanto estén disponibles. De este modo, si se identifica un aspecto operativo importante que no está descrito en el borrador, es buena idea discutirlo con el responsable administrativo y valorar si debe incluirse.
¿Cuáles son las actividades de Kenning Consulting en este proyecto?
El trabajo comienza con un estudio de las distintas actividades empresariales que se llevarán a cabo con el gestor administrativo para identificar aquellas para las que deben prepararse contratos tipo. La regla 80/20 mencionada anteriormente guía esta evaluación, que también debe examinar aspectos críticos de la gestión de clientes y proveedores por parte de la empresa.
A continuación pasamos a la evaluación de los riesgos empresariales, que encuentran un punto importante en el análisis del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.
La tercera cuestión que debe examinarse se refiere a las limitaciones legislativas. Las del mercado en el que la empresa opera permanentemente suelen estar ya satisfechas. De lo contrario, si la empresa pretende introducirse en un nuevo mercado, habrá que tener en cuenta las limitaciones reglamentarias específicas.
El trabajo informático se refiere a la gestión de los archivos del servicio jurídico. Algunos aspectos clave se refieren a cómo almacenar los distintos documentos para su posterior consulta. Por ejemplo, la conservación de los borradores modificados durante la negociación puede ser útil para el abogado externo que desee estudiar el planteamiento del abogado oponente en caso de litigio.
Otro aspecto se refiere al almacenamiento de documentos para su rápida búsqueda y consulta por el personal interno.
Por último, hay que establecer un calendario para gestionar los distintos plazos de manera eficaz.
3.600€
- Bono de 250 € por dos medio días de verificación preliminar
- Desarrollo del proyecto durante doce días de consultoría.
Los costes indicados anteriormente se sumarán a los de cualquier viaje debidamente documentado.
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5.000€
- Bono de 500 € por cuatro medio días de verificación preliminar
- Desarrollo del proyecto durante dieciséis días de consultoría.
Los costes indicados anteriormente se sumarán a los de cualquier viaje debidamente documentado.
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Acuerdo de confidencialidad y no divulgación
KenningConsulting se compromete a firmar un acuerdo de confidencialidad para proteger la confidencialidad de datos y informaciónes de la empresa del que tendrá conocimiento durante la consulta.
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