El sistema de gestión ERP rige todos los procesos operativos y de transformación comercial y promueve el crecimiento de las habilidades y los activos de información a lo largo del tiempo.
Por estos motivos, el sistema ERP es un recurso estratégico para el desarrollo y continuidad de la actividad empresarial y como tal debe adaptarse constantemente a las necesidades operativas.
El sistema ERP juega el papel central de todo el sistema de información de la empresa y como tal debe:
En la sociedad de la información, acumular un retraso tecnológico en la infraestructura TIC se traduce en una pérdida de eficiencia global de la empresa difícil de suplir. Para no correr este riesgo, es necesario renovar periódicamente el sistema de gestión y proceder a una actualización fisiológica de los procedimientos operativos que con el tiempo se vuelven lentos e inadecuados.
El cambio del sistema ERP implica la gestión de un proyecto complejo con importantes objetivos cualitativos y cuantitativos a alcanzar.
Entre los objetivos cualitativos encontramos la simplificación de los procesos operativos y de transformación que aumentan la eficiencia y competitividad de la empresa al reducir las actividades manuales y repetitivas reemplazadas por actividades de alto valor agregado.
Estos son resultados inmediatamente apreciables, pero la complejidad de estos procesos nos permite medir los menores costes para la organización solo a lo largo de mucho tiempo. Por lo tanto, es necesario darse un objetivo cuantitativo a medir en el corto plazo y para dar un ejemplo concreto, consideremos un proyecto ERP implementado con éxito.
| Coste total de licencias, implementación y personalizaciones | -800k€ |
| Contribuciones subvencionadas al proyecto | +240k€ |
| Coste específico del proyecto | -560k€ |
| Ahorro fiscal 30% | +170k€ |
| Coste neto del proyecto | -390k€ |
| Ahorro anual estimado para una mayor eficiencia logística | +105k€ |
| Período de retorno de la inversión (390/105) años | 3,7 |
El objetivo cuantitativo se eligió entre los centres de costes mas significativos de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, que en el caso concreto fueron los costes variables de distribución logística.
En concreto, este proyecto partía de una gran incógnita ligada a la revisión total de la estructura de centros de coste de la contabilidad analítica, todavía basada en un modelo productivo completamente diferente al que la empresa había adoptado para adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado.
Esta anomalía requirió una importante actualización consistente en la simplificación radical de la misma estructura.
Esta personalización del sistema ERP requirió más tiempo del esperado y, por lo tanto, mayores costes que, si bien extendieron el tiempo de recuperación, aún permitieron lograr un resultado satisfactorio de 3,7 años.
Por el fin de la última década, el compromiso económico y financiero que se requiere de las PYMES para una inversión en el sistema ERP ha reducido considerablemente, pero este aspecto no ha disminuido la importancia de seguir los conceptos de project management antes señalados.
Un proyecto de ERP presenta también aspectos críticos relacionados con la evaluación del proveedor, un proceso complejo que implica habilidades interpersonales y técnicas.
Necesitamos entender cuáles son las habilidades organizativas de los analistas de procesos que ayudarán a la empresa para implementar la aplicación y si las especificidades técnicas del sistema se ajustan bien a las características de la misma empresa.
En los casos prácticos que pude supervisar en las PYMES, la competencia técnica organizativa y las habilidades de los analistas de procesos resultaron ser más importantes que las características técnicas del producto de gestión propuesto por el proveedor.
Otro aspecto relacionado con la complejidad del sistema TIC es la convivencia de diferentes entornos y aplicaciones que se renuevan en diferentes momentos.
Este es un proceso delicado de gestionar que requiere tanto de habilidades técnicas como experiencia en integración del proveedor principal, que tiene el papel de coordinar a los demás proveedores y, en general, en una PYME, este papel lo desempeña el proveedor de ERP.
La importancia de este aspecto sugiere involucrar a este proveedor en todos los proyectos, ya se trate de la introducción de una aplicación o de la sustitución del hardware, para que pueda ayudar a la empresa y garantizar la perfecta integridad y funcionamiento del sistema de información en su conjunto.
KenningConsulting se compromete a firmar un acuerdo de confidencialidad para proteger la confidencialidad de datos y informaciónes de la empresa del que tendrá conocimiento durante la consulta.
Si su empresa está planeando reemplazar el sistema de gestión, contáctenos por correo electrónico a info@kenningconsulting.eu para obtener más detalles sobre cómo Kenning Consulting puede contribuir al éxito del proyecto y obtener un presupuesto.
¡Descubre más sobre nuestros proyectos para mejorar la gestión y comprenderás que pueden ser útiles para tu empresa!