En cada empresa los departamentos tienen recursos para invertir y objetivos para alcanzar en un tempo definido.
El control de gestión tiene como finalidad ayudar a las personas que trabajan en la empresa a alcanzar sus objetivos de forma eficaz y eficiente.
Este camino nunca es directo y lineal, y requiere superar dificultades y situaciones impredecibles, como guerras, crisis políticas y epidemias que se han convertido en una regla.
Eso supone tomar decisiones, y es fundamental saber en cada momento si las decisiones tomadas permiten acercarse al objetivo.
Por eso las personas necesitan herramientas adecuadas para leer, analizar datos y información con el fin de corregir el camino si fuera necesario.
Las PYMES a menudo no proporcionan información relevante a sus empleados relacionada con el desarrollo de la actividad, especialmente si sólo cuentan con los documentos contables oficiales exigidos por la ley.
Es una elección correcta porque estos documentos se refieren a la empresa en su conjunto, mientras que el personal operativo necesita informes específicos para trabajar bien.
El deseo de cada empresario es que cada empleado sepa qué tiene que hacer en la empresa. Un resultado que sólo se puede conseguir con una buena organización basada en una clara identificación de las tareas y responsabilidades del personal. Esto se aplica tanto a las actividades diarias como a aquellas relacionadas con el desarrollo del plan estratégico.
Por eso el plan estratégico, que requiere realizar importantes inversiones, se compone de la parte cualitativa, es decir, la descripción de las actividades a aplicar, y la parte cuantitativa, es decir, la valorización de los recursos a utilizar.
Sin embargo, incluso sin tener un plan, como ocurre en muchas PYMES, se puede empezar por utilizar bien los registros de la contabilidad general añadiéndoles el centro de coste.
De esta manera podemos proporcionar a los distintos departamentos informes específicos que, por lo meno por la parte cuantitativa, representan una hoja de ruta sencilla dentro de la cual avanzar.
"Son los clientes quienes hacen posible el pago de los salarios y sin clientes no hay negocio" es una máxima que no necesita explicación.
Sin embargo, sólo con un informe ad hoc, que permita a los distintos empleados ser conscientes de los costes de su estructura, se entiende concreta y totalmente la mencionada afirmación.
¿Porqué el Balance de Situación y la cuenta de PyG no están ajustados a las necesidades de los varios departamentos?
Limitamos la evaluación únicamente a las cuentas de PyG elaboradas según el dispuesto del Plan General de Contabilidad con el informe específico que el Control de Gestión puede proporcionar al personal operativo. De esta manera es fácil ver las ventajas de un informe ad hoc.
| Cuenta de PyG establecida por el Plan General de Contabilidad | Cuenta de PyG elaborada por el Control de Gestión | Ventajas |
| Esquema rígido establecido por ley | Esquema adaptado a las necesidades de la empresa | Para alcanzar los objetivos es necesario compartir y más bien asimilar información |
| Imagen fiel y unica de la empresa en su conjunto | Cuentas espéficas para cada Centro de Coste | Cada departamento apunta a su eficiencia y todos juntos a lograr el objetivo general |
| Registros por naturaleza | Registros por destinación (Cientro de Coste) | Evaluación de resultados logrados con recursos invertidos |
| Criterio general de devengo | Criterio de caja adaptado a la realidad del sector productivo | Menor tiempo de recuperación de las inversiones |
| Enfoque PATRIMONIAL (mira al pasado) | Enfoque ECONOMICO FINANCIERO (mira por delante) | La visión dinámica empuja a la empresa hacia el crecimiento |
| El resultado de explotación siendo genérico y sintetico no permite un análisis de gestión | El Margen Bruto y el Beneficio Operativo tienen significados distintos | Facilita la adopción de medidas correctoras para mejorar la gestión |
| El detalle sobre los componentes del capital financiero no es útil para fines operativos | El rendimiento del capital de trabajo es una partida importante en la cuenta de PyG | Las funciones operativas se ven impulsadas a favorecer la alta rotación del capital invertido |
En resumen, el balance legal tiene como objetivo privilegiar la información destinada a terceros, inversores institucionales y las entidades publicas (Hacienda, INSS ...).
Por ello aplica criterios únicos y homogéneos para todas las categorías de empresas.
Por eso el balance oficial se centra en aspectos del patrimonio relacionados con la acumulación de bienes en activos y el valor de las deudas residuales en pasivos.
El control de gestión, de lo contrario, proporciona las herramientas adecuadas a los distintos departamentos para que cada uno de ellos pueda contribuir al crecimiento equilibrado y sostenible a largo plazo.
Cada empresa no trabaja para terceros, sino para sí misma, y solo con este enfoque puede centrarse en acumular riqueza y desarrollar la solidez que le permita superar cualquier crisis.
Como se mencionó, la base de datos utilizada por el control de gestión es la de los registros contables generales.
También hay que tener en cuenta que control de gestión distribuye informes en los primeros días siguientes al cierre mensual, el objetivo es compartir rápidamente datos e información sabiendo que pueden tener una aproximación aceptable.
En cambio, la contabilidad general tiene un enfoque diferente porque la exactitud de los datos es fundamental, por lo que requiere de más tiempo para realizar su actividad.
Sin embargo, existen otras razones que conducen a diferencias entre los dos valores de beneficios de las respectivas cuentas de PyG, porque el control de gestión normalmente considera, A) sólo los aspectos vinculados a la actividad operativa, B) sólo los costes e ingresos de la gestión ordinaria, C) calcula los cargos sobre el capital invertido para que éste sea remunerado con las actividades operativas.
Por tanto, la cuenta de conciliación contable es un informe importante que debe elaborarse al menos con la misma frecuencia que los estados financieros legales, es decir, anual y semestralmente, para tener siempre una conexión entre las dos configuraciones de beneficios.
La experiencia práctica confirma que la cuenta de conciliación contable, que requiere alrededor de un par de horas de trabajo, se cierra con ligeras diferencias entre los dos valores de beneficio. Sin embargo, en los primeros años de aplicación del modelo estas diferencias fluctúan entre el 5 y el 10% y luego se reducen a tan sólo el 3% a partir del quinto año.
Todas las empresas, incluso las pequeñas, podrían beneficiarse enormemente de la aplicación del control de gestión.
De hecho, si examinamos los datos difundidos por los Registros Mercantiles u las Cámaras de Comercio de los distintos países europeos, se desprende que un gran número de empresas, aproximadamente el 55/60% de las registradas, no superan los 5 años de existencia.
Por lo tanto, dado que ningún emprendedor es tan imprudente como para invertir capital en crear un negocio para cerrarlo después de unos años, sería mejor abordar un camino de crecimiento de la manera correcta desde el principio. Así que toda empresa debería tener un control de gestión.
En la práctica, sólo las empresas que quieren seguir un camino de crecimiento equilibrado y duradero obtienen ventajas concretas del control de gestión. Es suficiente que una empresa utilice poco capital de trabajo y esté mínimamente estructurada para gestionar actividades complejas, para justificar la adopción del modelo.
En resumen, el control de gestión es de gran ayuda para cualquier empresa que busque objetivos de crecimiento equilibrados y duraderos, con independencia financiera propia.
En conclusión, las PYMES no deben pensar que el control de gestión es una función que sólo beneficia a las grandes empresas y requiere incurrir en elevados costes para contratar personal especializado.
Kenning Consulting puede realizar un proyecto de control de gestión a medida de PYMES a un coste muy conveniente y con resultados tangibles en el corto plazo.
Ventajas que se pueden obtener de este proyecto:
KenningConsulting se compromete a firmar un acuerdo de confidencialidad para proteger la confidencialidad de datos y informaciónes de la empresa del que tendrá conocimiento durante la consulta.
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